¿Tu compañía maneja muchos documentos físicos?, ¿tienes en tu poder información comprometedora?, ¿llegó el momento de eliminar archivos viejos?, o ¿quieres agendar el contacto de empresas especialista en destrucción de documentos?
La gestión de cualquier documentación, debe hacerse de forma cuidadosa. Por lo tanto, no todas las empresas se sienten seguras al derivar esta responsabilidad a agencias externas. Por lo que, las empresas de destrucción de documentos deben procurar construir una reputación intachable para poder darle confianza a sus clientes.
Aunque parezca sencillo, la eliminación de archivos requiere de un gran protocolo. Desde el proceso de recolección, organización y etiquetado, hasta los pasos de almacenamiento y destrucción.
Recuerda que, ahora la modalidad online, tiene mayor prevalencia sobre los papeles físico. Por ende, debes conseguir empresas de destrucción de documentos que se encuentre actualizadas y capacitadas para superar retos dentro de esta categoría.
En qué consiste el sistema de gestión documental
Considerando que la cantidad de información generada por las compañías, aumenta de forma exponencial, se deben usar sistemas más eficaces. Ya es momento de descartar cualquier método de almacenamientos con carencias y desorganización.
El sistema de gestión documental consiste en una forma automatizada de ordenar, resguardar, fotocopiar y digitalizar, documentos específicos. Por supuesto que debe haber un sistema de descarte inicial para eliminar los archivos de poco interés.
Para lograrlo, se han diseñado diferentes softwares. Cada uno tiene especificaciones y variados formatos de control. Sin embargo, la mayoría maneja la misma línea para el flujo de información.
Por medida de seguridad, suelen incorporar métodos de registro de salida para visualizar todos los movimientos ejecutados en la data. Además, tienen opciones para recuperar información en caso de algún error administrativo.
Lo más importante es la seguridad de acceso. Por supuesto, debe ser sumamente estricta y bien regulada. Usan claves y diferentes métodos de restricción para evitar robos del sistema. Lo que, a su vez, permite distribuir los datos de forma interna y externa.
Otra de las características resaltantes, es la regulación del flujo de trabajo. Permite seguir las tareas incompletas y todos los procesos pendientes dentro del sistema. También, tienen la opción de automatizar tareas repetitivas para facilitar y ahorrar tiempo.
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Preguntas Frecuentes
➡ ¿Cuánto cuesta un servicio de destrucción de documentos?
El costo del servicio depende de muchos factores. Desde la cantidad de material a desechar, el tipo de archivos y las opciones de servicios adicionales que se soliciten. Pero puede partir de 50€ en adelante.
➡ ¿Qué otro tipo de material eliminan estas empresas?
Algunas pueden trabajar con el desecho de radiografías, tarjetas corporativas, identificaciones, y pases con códigos de acceso. Solo debes consultar las especificaciones de la agencia con la que piensas trabajar.
➡ ¿Cuánto tiempo puede tardar la destrucción de documentos?
Hay agencias con servicios veloces para solucionar ciertas crisis empresariales. Pero todo dependerá de los protocolos legales y la cantidad de documentación que se deba eliminar.
En caso de que tu empresa requiera del manejo profesional de archivos confidenciales, estas recomendaciones son para ti. Consulta las mejores empresas de destrucción de documentos disponibles en Valencia.
Las mejores empresas de destrucción de documentos en Valencia
1. Destruccions Valencianes
Es una empresa dedicada al manejo profesional de documentación delicada. Prestan servicios de custodia, protección y destrucción in situ de cualquier documento privado y confidencial. Velan por la legalidad y seguridad del proceso entero, por lo que, no deberás preocuparte por ninguna filtración.
Su personal se encuentra totalmente cualificado. Son sumamente discretos durante todos sus trabajos. Sus equipos, medios técnicos e instalaciones tienen gran capacidad para eliminar cargamentos grandes de papel. Desde maquinaria industrial como prensas embaladoras, hasta compactadoras de alto rendimiento.
DATOS DE CONTACTO:
- DIRECCIÓN: Calle Font del Barco, 18 NAVE, 46470 Albal. Valencia, España.
- TELEFONO: 963 215 661
- WEB: https://www.destruccionsvalencianes.es/
2. ALBA Servicios Verdes
Es una de las empresas de destrucción de documentos que brinda solución para la eliminación de papeles residuales. Su experiencia en el sector es muy amplia. Tiene una cartera de clientes que supera las 2000 empresas. Su equipo cubre casi toda la península, por lo que, pueden atender varias sucursales distribuidas a lo largo del país.
Todas sus plantas de destrucción, cuentan con toda la maquinaria necesaria para la destrucción segura. Adicionalmente, ofrecen servicios de destrucción de discos duros, CD, DVD, Smartphone y ordenadores. Cumplen con toda la legislación vigente sobre la confidencialidad de la información.
DATOS DE CONTACTO:
- DIRECCIÓN: C/ Aiguaders, 13 Parque Empresarial El Pla 46600 Alzira. Valencia, España.
- TELEFONO: 960 089 626 / 900 197 395
- WEB: https://www.dcd.es/
- EMAIL: comercial_levante@dcd.es
3. Grado Gestión
Su especialidad es la custodia con acceso web, consultas y destrucción de archivos empresariales. Dentro de sus instalaciones, cuentan con estanterías diseñadas para almacenar y resguardar cualquier tipo de documentos. En caso de ser necesario, eliminan los registros y te entregan un certificado detallado.
Se encargan de preparar toda la logística de traslado. Realizan el transporte ordenado de archivos, bibliotecas y fondos editoriales. Incluso, podrás visualizar todas las existencias, y los movimientos de entrada y salida de todos los artículos. Trabajan con empresas tanto privadas como de organismos públicos.
DATOS DE CONTACTO:
- DIRECCIÓN: Pol. Ind. Camí la Mar – Calle Manyans, 17. 46120 Alboraya. Valencia, España.
- TELEFONO: 961 861 079 / 678 776 323
- WEB: https://www.gradogestion.com/
- EMAIL: info@gradogestion.com
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Fuentes Utilizadas
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