
¿Quieres organizar un evento, pero no sabes cómo? ¿Organizar un evento te parece mucho trabajo? ¿Quieres ponerte en manos de los mejores profesionales? ¿Te preocupan los costos de las agencias de organización de eventos?
Una agencia de organización de eventos es la que se encarga de estructurar eventos, coordinar todas las partes móviles y se asegurar de que todos se diviertan. Los también llamados planificadores de convenciones y reuniones, hacen todo lo necesario para asegurarse de que estos eventos se desarrollen sin problemas, incluida la elección de ubicaciones, la contratación de proveedores de servicios de catering, entretenimiento y otros proveedores. También pueden organizar el alojamiento y el transporte de los asistentes.
Las organizaciones, las empresas y las personas a menudo confían en los servicios de una agencia de organización de eventos para coordinar convenciones, reuniones de negocios, ferias comerciales y fiestas privadas. Aquellos cuya área de especialización es la planificación de bodas se denominan consultores de bodas o planificadores de bodas.
¡Vamos allá!
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Responsabilidades de la agencia de organización de eventos
Este trabajo requiere que se realicen tareas que pueden incluir, entre otras, las siguientes:
- Reunirse con las partes interesadas del evento para comprender el propósito y los objetivos del evento.
- Describir el alcance del evento, incluida la hora, la fecha, la ubicación y el presupuesto
- Explorar e inspeccionar los lugares de eventos
- Trabajar con los proveedores para obtener ofertas y determinar los mejores ajustes para el presupuesto y los objetivos del evento.
- Negociar y administrar contratos de proveedores
- Coordinar la logística y los servicios del evento, incluida la tecnología y el equipo necesarios para realizar el evento, alimentos, bebidas, transporte, alojamiento y más.
- Administre el presupuesto y asegúrese de que el evento se mantenga dentro de las pautas; asegurarse de que se les pague a los proveedores
Las agencias de organización planifican y coordinan cada detalle de un evento para sus empleadores o clientes. Lo que incluye, exactamente, puede depender del tamaño y el tipo de evento. Algunos planificadores de eventos pueden especializarse en ciertos tipos de eventos, como reuniones, convenciones y ferias comerciales, festivales, fiestas o bodas.
Preguntas Frecuentes
- ➡ ¿Qué servicios ofrece?
La agencia de organización de eventos ofrece un servicio integral de planificación. Se encarga de encontrar lugares, organizar catering, decoración, alojamiento, personal, equipos e incluso contratar altavoces para eventos corporativos. Ofrecemos un servicio a la medida de sus necesidades. Cada evento es único y tenemos la capacidad de cumplir con sus requisitos de principio a fin.
- ➡ ¿Cuáles son sus tarifas?
Las tarifas dependerán del tipo y tamaño del evento, previamente se discutirán todos los requisitos de su evento antes de dar una cotización, ya que las tarifas cobradas dependerán de la escala y la naturaleza del evento, la complejidad de la planificación y el nivel de participación de la agencia. En general hay agencias de organización de eventos que se adaptan a su presupuesto.
- ➡ ¿Por qué necesito una agencia de organización de eventos?
Una agencia de organización de eventos experimentada le ahorra tiempo y dinero. Proporciona proveedores y vendedores de renombre, negocia las mejores tarifas, descuentos, términos y condiciones en su nombre y coordina todos los aspectos de su evento. El uso de un planificador de eventos elimina el estrés y las preocupaciones, y le brinda tranquilidad para disfrutar de su evento.
- ➡ ¿Cuál es la diferencia entre el diseño de eventos y la planificación de eventos?
El diseño y la planificación de eventos van de la mano para ofrecer un evento exitoso. El diseño de eventos consiste en darle vida a su evento con colores, temas, asientos, etc. apropiados, mientras que la planificación de eventos coordina los elementos logísticos y la gestión del presupuesto.
- ➡ ¿Qué factores considera al seleccionar un lugar?
Se considera el tamaño y la capacidad del lugar, necesarios para el número de invitados, las instalaciones proporcionadas, el estacionamiento, las necesidades técnicas y las limitaciones presupuestarias. La agencia se puede encargar de visitar los lugares para verificar la calidad de las instalaciones, manteniendo a los clientes informados de las decisiones tomadas.
- ➡ ¿Qué tan temprano se debe comenzar a planificar un evento?
Si bien esto dependerá del tamaño y la naturaleza del evento, es recomendable que se comience a implementar planes lo antes posible. En determinadas épocas del año, es posible que sea necesario reservar ciertos lugares con mucha antelación, al igual que con proveedores y vendedores de renombre. Le recomendamos que entregue las riendas a un planificador de eventos tan pronto como tenga conocimiento de un evento a planificar. Esto da el tiempo suficiente para tener en cuenta los planes de respaldo, además de dejar tiempo suficiente para negociar, planificar y garantizar que todo esté listo para su gran día.
- ➡ ¿Puede hacer frente a cambios de plan de última hora o situaciones de emergencia?
Las agencias más experimentadas tienen una amplia experiencia en lidiar con lo inesperado. Por lo general incorporan medidas de contingencia para todos los eventos y constantemente se formulan planes para hacer frente a situaciones de emergencia. Tenga la seguridad de que su evento siempre estará en las manos más capaces.
- ➡ ¿Qué sucede si se cancela el evento?
A veces suceden cosas que escapan de su control. En caso de necesitar un reembolso por un evento cancelado, hable de esto con su organizador de eventos lo antes posible, antes de que se hayan pedido servicios y productos adicionales. Las agencias por lo general discuten las políticas de reembolso con usted antes de celebrar contratos.
Las mejores agencias de organización de eventos en Valencia
1. Must Eventos

Must Eventos es una empresa joven e innovadora especializada en la organización de todo tipo de eventos, en la cual se ofrece un servicio integral de diseño, organización y producción, creando proyectos exclusivos y a medida de cada cliente.
El departamento de Must Eventos lo constituye grandes profesionales en el sector de eventos, apasionados por su trabajo. Contando con amplia experiencia, conocimiento del mercado y relaciones con los mejores lugares y proveedores, con el único fin de ofrecer las concretas necesidades del cliente
DATOS DE CONTACTO:
- Dirección: C/ Santa Amalia 2 46009 Valencia
- Teléfono: 601 721 255
- Web: https://musteventos.es/
- Email: info@musteventos.es
2. EV Eventos

EV-Eventos es tu empresa de organización de eventos de confianza de Valencia. Son especialistas en organizar eventos para empresas y particulares. Están orientados 100% al cliente y personalizan su evento todo lo posible.
DATOS DE CONTACTO:
- Dirección: Av. Reino De Valencia 69 – 46005 Valencia
- Teléfono: 34 661 89 42 02
- Web: http://www.ev-eventos.com/
- Email: info@ev-eventos.com
3. Media Hostess

Media Hostess, Azafatas en Valencia, es una empresa de servicios trade marketing y agencia para la contratación de azafatas, azafatos y staff para todo tipo de eventos. Su objetivo se centra en satisfacer a sus clientes con la máxima eficacia y un trato personalizado y profesional. Cuenta con personal altamente cualificado. La formación continua de su personal permite que estén ampliamente preparados para colaborar en eventos de cualquier tipo.
DATOS DE CONTACTO:
- Dirección: C/ Russafa 44 – 1 Piso, Pta 2 CP: 46006, Valencia
- Teléfono: 636 129 034
- Web: https://azafatasenvalencia.com/
- Email: presupuestos@azafatasenvalencia.com
4. Pim Pam Fiesta

Empresa de organización y animación de fiestas infantiles en Valencia a domicilio y alrededores (Alicante, castellón, Albacete…); animaciones para niños en cumpleaños, comuniones y fiestas infantiles con payasos, magos, animadores infantiles en Valencia, castillos hinchable. Todo lo necesario para organizar la mejor animación infantil, fiesta de cumpleaños, comunión, fiesta de colegio o cualquier evento para niños.
Alegría y felicidad en su casa. Trabajan en Valencia capital y en el resto de la provincia: Xàtiva, Gandía, Torrente, Paterna, Alcira, Mislata, Burjassot, Onteniente, Sagunto, Sueca, Requena, incluso Castellón, Alicante y Albacete.
DATOS DE CONTACTO:
- Dirección: Pl. de Manises, 2
- Teléfono: 653 93 99 68
- Web: https://fiestasinfantilesvalencia.es/
- Email: info@fiestasinfantilesvalencia.es
5. ALTV Producciones

ALTV PRODUCCIONES es una consolidada empresa valenciana con un recorrido de más de 15 años en el sector de la producción de espectáculos y organización de eventos de todo tipo y para todos los públicos.
Ofrecen un servicio integral a nivel nacional, desde la construcción de la idea exclusiva adaptada a cada cliente hasta la realización y puesta en marcha del más mínimo detalle del evento. Para ello cuentan con el mejor equipo de profesionales: montadores, técnicos de sonido e iluminación, diseñadores, coreógrafos, una compañía de artistas, modistos, periodistas, transportistas
DATOS DE CONTACTO:
- Dirección: Carrer del Periodista Gil Sumbiela, 36, 46025 València
- Teléfono: 630524465
- Web: http://altvproducciones.com/
- Email: info@producciones.altv.com
6. One Six One

Es una agencia de organización de eventos en Valencia. Aportan soluciones globales proporcionando un servicio completo y de calidad en la organización de acciones que ayuden a incrementar la notoriedad de negocios, empresas y asociaciones poniendo a su disposición una amplia red de contactos, proveedores y gran dominio de la publicidad.
DATOS DE CONTACTO:
- Dirección: Carrer de Moratín, 14, 5º F, 46002 Valencia, Spain
- Teléfono: (+34) 601 45 53 52 (+34) 962 06 22 89
- Web: https://onesixone-events.com/
- Email: info@onesixone.com
7. Nexus

Es una agencia de organización de eventos con amplia experiencia en el sector laboral. Cuenta con un distinguido equipo de profesionales en diversas áreas que harán de su evento un momento único especial.
DATOS DE CONTACTO:
- Dirección: C/ Antiga Senda de Senent, 3. Oficina 2. 46023 Valencia
- Teléfono: +34 963 580 542
- Web: http://www.nexusagencia.com/
- Email: info@nexusagencia.com
Fuentes Utilizadas
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